PLANILLAS DE COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS Y ENVIADAS
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del
Archivo General de la Nación.
ACUERDO No. 060(30 de octubre de 2001), Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones Oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas
El Consejo Directivo del Archivo General de
la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la
Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
Que la Ley 527 de 1999,
define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de
certificación.
¿Qué es la unidad
de Correspondencia?
Es la encargada de establecer el manejo y
control de las comunicaciones recibidas o producidas por una entidad, en
ejercicio de sus funciones, también de velar por el estricto cumplimiento de la
distribución, recepción, radicación de las comunicaciones que entren a la
misma. Estos procesos deberán ser implementados teniendo en cuenta la
estructura de la entidad.
Entidad productora: debe
colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce los
documentos.
Oficina productora: debe
colocarse el nombre de dependencia que produce y conserva la documentación
producida en ejercicios de sus funciones.
Fecha: debe
anotarse el día, mes, año en que sale
comunicación de la entidad.
Número de Radicado: se
le asignará el número consecutivo correspondiente
a la comunicación
Destinatario: se anotará
el nombre de la persona, o razón social a la
cual va hacer enviada la comunicación.
Asunto: debe
anotarselasíntesis de la comunicación enviada.
Número de folios: se colocará
la cantidad de folios que lleva la
comunicación.
Anexos: se
colocará la cantidad de soportes que llevará la comunicación anexados al
documento (en caso que las lleve)
Observaciones: se anotará
las anomalías que se le hace a la comunicación.
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